@inma_avia . Una rueda de prensa es un acto informativo convocado por un organismo o entidad al que están invitados los medios de Comunicación para informar de lo que allí sucede. Con los nuevos tiempos y la irrupción de los medios multimedia, cada vez son más los requisitos técnicos a la hora de organizar una rueda de prensa. En La Sombra Producciones os damos algunos consejos para conseguir una buena cobertura audiovisual y para que productora y agencia colaboren cada vez más en hacer a los medios de Comunicación más fácil su trabajo.
Uno de los puntos más importantes y que no siempre tiene la importancia que merece es la iluminación de la sala. No solo hay que pensar en la luz ambiental, sino en que esta sea válida también para la captura de las imágenes desde las cámaras. Intentar que sea uniforme a medida que avance el acto, y también que todos los portavoces estén igual de iluminados.
Tamibén necesitaremos tomas de audio. Esto se llama spliter y los medios de Comunicación se pueden enganchar a él para recoger el audio de los portavoces de una forma limpia, sin que haya ruido de ambiente. Es recomendable que cada portavoz tenga su propio micrófono y también se necesitarán altavoces, y el número variará en función del tamaño de la sala y del número previsto de asistentes.
También tenemos que tener en cuenta cómo sentar a los portavoces, si es que la rueda de prensa es en una mesa. Prever que no se les vea muy bajitos en cámara y, es un buen consejo, dejar la cartelería detrás de quien/quienes van a hablar para, en caso de que un medio extraiga declaraciones de una intervención, la marca no se pierda.
Habilita una zona para situar a todos los operadores cámaras, si puede ser en una plataforma levantada unos centímetros y al final de la sala para que tengan un buen tiro de imagen y puedan jugar con el zoom. Intenta que el periodista pueda estar cerca para poder ir apuntando los códigos de tiempo que más le interesan.
Cuándo convocarla: con una semana de antelación, si se puede, y confirmar asistencia un día o dos antes. Los medios audiovisuales asisten con menor frecuencia que un medio escrito, puesto que tienen que desplazar mínimo dos personas con el equipo técnico correspondiente.
También hay que tener en cuenta el horario. Prever que dé tiempo a llegar a la redacción y montar el vídeo para el informativo, por la tarde puede que la noticia ya no tenga cabida. Intentar que las intervenciones no duren más de 20 o 30 minutos y dejar el resto de tiempo, hasta una hora más o menos, para preguntas de los periodistas.
Algo muy común al acabar las ruedas de prensa, sobre todo en temas de televisión, sociedad y corazón, es hacer un ‘corrillo’ con el protagonista. Dejemos pasar primero a las televisiones que suelen tener plazos más cortos y, cuando acaben, los medios escritos se pueden alargar el tiempo que necesiten. Aun así intenta que los corrillos no se alarguen demasiado, es muy probable que tu portavoz acabe hablando de más…
Habilitar una sala para entrevistas. Unas buenas declaraciones en televisión necesitan silencio alrededor para que el audio entre limpio. Si hay desayuno o cóctel, primero celebra la rueda de prensa y después el tentempié. Intentar que las cámaras no nos ‘pillen’ comiendo, no es la mejor imagen.
Un buen anzuelo y que además ayuda a editar la pieza audiovisual de nuestra presentación es el Videocomunicado, donde se les facilita imágenes de recurso y también declaraciones de los portavoces, para saber de qué se va a hablar y también por si no pudieron venir a nuestra rueda de prensa que tengan la opción de poder publicarlo o emitirlo.
Un buen portavoz nunca improvisa. Esto lo vimos hace un par de semana con la formación de portavoces. Hay que preparar cada intervención, para que sean cortas, claras y concisas. Pensar que una declaración en televisión suele durar entre 7 y 12 segundo, 10 segundos de media, y tenemos que saber jugar con ese escaso espacio de tiempo para que nuestras palabras digan lo que hemos ido a decir y lo digan de tal forma que se conviertan en titular. No es nada fácil…
Tras la rueda de prensa es muy importante que el periodista y sobre todo el operador de cámara se vayan con todo el material necesario para editar su pieza. Cuando envíes la nota de prensa puedes volver a enviar el VC y, si tienes, tu propia VN.
Últimos consejos:
– Pensar que no todo es susceptible de convocar a los medios. No hay que abusar de la disponibilidad de periodista.
– Invitar a todas las secciones de interés y medios interesados. No excluir ni vetar a nadie. Solo conseguiremos enemistarnos con ellos y que hablan mal de nosotros, o lo que es peor, que nos hagan el vacío.
– Tener en cuenta la agenda semanal, sobre todo en temas de política y economía, que son los reyes de la información. Evitar los lunes por falta de planificación y los viernes porque ya suelen haber equipos de fin de semana.
Una vez más ¡CUIDADO CON EL OFF THE RECORD! Una rueda de prensa no acaba hasta que el periodista y el operador de cámara no se van.
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